Társasházak részére kidolgozott rendszerben a naplófőkönyvi könyvelés egészül ki a társasházak speciális analitikus nyilvántartásával. A program WINDOWS-os felületű, adatbáziskezelővel, és programnyelven készült. A kezelői felületében a WINDOWS konvencióit alkalmaztuk, ezért a kezelése nagyon felhasználóbarát.
A társasházi nyilvántartó rendszer futtatásához szükéges minimális konfiguráció:
Operációs rendszer: Windows 98 SE vagy Windows NT 4.0 (with Service Pack 6a) vagy Windows 2000 (with Service Pack 1).
Processor: Intel Pentium alapú PC, vagy magasabb
RAM: Windows 98 SE, – 32 Megabyte
Windows NT/2000 – 64 Megabyte
HDD: 180 Megabyte, (hosszú file nevek használhatóságával)
CD-ROM Drive
Display: SVGA 800 X 600, vagy magasabb
Egér, vagy más Windows compatibilis Pointing Device
Támogatott környezetek: Szóló gépen, vagy Microsoft Windows 98 SE, Microsoft Windows NT. Version 4.0 (SP 6a-val) és Microsoft Windows 2000 (SP 1-gyel), illetve a Novell Netware 5.x hálózaton
A társasházi nyilvántartó rendszer főbb részei
Naplófőkönyv törzs
A naplófőkönyv oszlopainak megfelelően kell kialakítani a naplófőkönyv törzsadatait. Az előírt oszlopokat azonban tetszés szerint lehet alábontani. Így minden felhasználó saját igényeinek és szükségleteinek megfelelően alakíthatja ki a könyvelésében a részletezéseket.
Lakók és lakások adatainak felvitele
A lakások jellemző adatainak felvitele, (négyzetméter, tulajdonhányad stb.) és a lakáshoz rendelve az aktuális lakó adata. A rendszerben lakóváltozáskor megadott dátum szerint lehet felvinni az új lakó adatát, és a lakás adatához hozzárendelni. Az elszámolásoknál a lakóváltást figyelembe veszi a rendszer.
A lakók fizetési kötelezettségeinek rögzítése, és a rendszeres fizetési kötelezettségek generálása
A rendszernek ebben a részében lehet rögzíteni:
– A rendszer indításakor a nyitó fizetési kötelezettségeket,
– a rendszeresen visszatérő fizetési kötelezettségeket, és
– az eseti fizetési kötelezettségeket.
A rendszeresen visszatérő fizetési kötelezettségeket elegendő egyszer berögzíteni, és azt a továbbiakban havonta a rendszer legenerálja.
Tranzakciók könyvelése
A rendszerben 4 típusú tranzakció könyvelésére van lehetőség: a pénztári és a banki tételek könyvelése a megfelelő mozgások rögzítését szolgálják. Az az átvezetések és az analitikán belüli átvezetések az esetlegesen elrontott tranzakciók utólagos rendezését biztosítják. Minden tranzakció a típuson belül egy folyamatos gépi könyvelési sorszámot kap.
Havi zárások
A havi zárásokat a tranzakciók ellenőrzését követően hajtja végre a program. Valamilyen tévedés folytán lezárt hónapot újra fel lehet nyitni, majd ezt követően megint lezárható.
Évzárás/nyitás
Év végén a program elvégzi az év lezárását, és a következő évnek a megnyitását. Az év záráskor a naplófőkönyvben a zárlati tétel kiszámításával a költség és bevétel jellegű oszlopok nullázásával, illetve az egyéb oszlopok egyenlegeinek továbbvitelével képzi meg a következő év nyitó adatát.
A lakók analitikájában a fizetési kötelezettségek, és a befizetések egyenlegét hozza át a következő év nyitó adataként.
Listázások
A rendszerből a szükségleteknek megfelelő listák nyomtathatóak, ezekből a legfontosabbak:
Lista a naplófőkönyv megnyitásáról – a rendszer indításakor a berögzített nyitás ellenőrzésére, és dokumentálására.
Bank analitika – a rögzített banki tételek listája, nyitó és záró egyenlegekkel, tetszőleges időszakra.
Pénztári analitika – a rögzített pénztári tételek listája, nyitó és záró egyenlegekkel, tetszőleges időszakra.
Lista a könyvelt tételekről – tetszőleges időszakra lekérhető a rögzített gazdasági események könyvelési listája.
Naplófőkönyv egyeztető lista – Oszloponként/alábontásonként a kiválasztott időszakban rögzített tranzakciók, tartozik és követel oldal szerinti számszaki egyeztetése.
Lista a naplófőkönyv havi zárásáról – a havi zárások kimutatása
Lista a lakók fizetési kötelezettségeiről – tételes lista az egyes lakókat terhelő rendszeres, vagy eseti fizetési kötelezettségről. Szűrés lehetséges időszakra, lakóra.
Lista a közös költség befizetésekről – tételes lista az egyes lakók befizetéseiről. Szűrés lehetséges időszakra, lakóra.
Időszakos elszámolás a közös költségekről – egyedi elszámolási lap az egyes lakók fizetési kötelezettségeiről, és befizetéseiről. Lakónként külön oldalon, hogy kiadható legyen. A lakó váltás esetén a kötelezettségeket és a befizetéseket a váltás dátuma szerint megbontja.
Éves elszámolás a közös költség befizetésekről – éves elszámolás a tartozások, és a túlfizetések kimutatásával, összesítve lakónként, de ezen belül havi bontásban külön hozza a fizetési kötelezettségeket és a befizetéseket.
Lakások költségeinek elszámolása – év végén az esetleges megtakarítások, és túlköltések felosztása a lakások szerint, és ezeknek az összegeknek a lakókra terhelése (ill. jóváírása)
Lakók listája – lakók/lakások adatainak különféle listázási lehetősége.
Lista a levont és befizetett adókról – a ház különféle adófizetési kötelezettségeinek előírása és teljesítése.
Időszakos Áfa lista – a kibocsátott, és befogadott számlák áfa vonzatainak kimutatása.