A NEXT számla számlázási és nyilvántartási rendszer kis és közepes méretű vállalkozásoknál alkalmazható, ahol a könyvelést nem a helyszínen, hanem egy független könyvelőirodában végzik, de a folyamatos működés zavartalanságához a számlázás, valamint a pénzügyi nyilvántartás a vállalkozás működésének részeként annak telephelyén valósul meg.
Rendszerinicializálás, a felhasználó adatai
A rendszer tulajdonosának alapadatait a rendszer részére egy rendszer file-ban tároljuk. Ezt az állományt rendszer fejlesztői a rendszer installálásakor töltik fel, a jogos használatot bizonyító regisztrációs eljárás egyidejű futtatásával.
Bejelentkezés a számlázási rendszerbe, dátumállítás
A program indításakor a bejelentkező ablakban meg kell adni a bejelentkező nevét és jelszavát, majd ezt követően ugyanott állítható be a napi dátum. Nem a gép saját belső dátumát használjuk, mert gondot okozhat annak esetleges nem a tényleges dátummal való egyezése.
Törzsadatok
- Szótár
A szótárban a rendszer által használt kódszámok értelmezett értékeit gyűjtjük össze a hozzájuk tartozó megnevezéssel együtt. Egy szótár állományban a szöveg (kódszám) típusa mondja meg, hogy melyik kódszámhoz tartozó értékek mit jelentenek.
- Áfa-törzs karbantartás
Külön adatállományba kerülnek rögzítésre az induláskor aktuális áfa kulcsok, majd folyamatosan a változások. Nem szabad egyetlen adatsort sem letörölni, mert az Áfa kulcsok változáskor az áthúzodó/későbben érkezett bizonylatok még a régi kulcsokat is használhatják.
- Jogcím
A jogcím állományba a kimenő számlákon megjelenő tételek kerülnek. Ennek értelmében egy jogcím lehet egy számlázásra kerülő szolgáltatás ( pl.: bérleti díj), vagy egy áru is.
A jogcím megnevezését lehet módosítani, de ez a módosítás nem érinti a módosítást megelőzően készült számlák szövegtartalmát. (Így biztosítható az esetleg szükséges pótpéldányok azonos adattartalommal való kinyomtatása.)
- Partner
Mindazon üzleti partnerek azonosítására, akiknek az adatait a folyószámla nyilvántartásban külön kívánjuk kezelni, a partner törzsadatokba külön egyedi kóddal fel kell vinni. A partner kódot a rendszer automatikusan osztja ki.
A partner állományból partner nem törölhető, ha az a partner valamely számlán már egyszer szerepelt. A számla ebben az értelemben lehet kimenő, vagy bejövő számla is. Év közben azok a partnerek, akik ugyan a megelőző évben még szerepelnek az állományban és a következő évben törölni kívánják az adataikat, a törlésre kijelölik, majd az archiváláskor ezen partnerek adatainak a törlése is megtörténik.
Bizonylatok
- Beérkező szállítói számlák
A beérkező szállítói számlák és a helyettesítő okmányok rögzíthetők a rendszerben. A kiválasztott bizonylattípushoz belső, a rendszer által osztott bizonylatszámot oszt ki a rendszer.
A teljesítés dátuma határozza meg, hogy a számla készítésekor milyen áfa százalékok voltak érvényben.
- Kimenő vevői számlák
A rendszer keretén belül működik egy rugalmas számlázási lehetőség. A számlák kielégítik a számlázásra vonatkozó adóügyi és számviteli szabályokat, úgy adattartalmukban, mint a bizonylati rend vonatkozásában. (sorszámozás, példányszámok kezelése)
A számlák számla típusonként külön számlaszám tartományból sorszámozódnak, a kiállítás fizikai sorrendjében. (Ez egyben azt is jelenti, hogyha a számítógép dátumát visszaállítják, a kiállított bizonylat sorszáma ellentmondásban lesz ezzel az alkalmazott dátummal.)
Minden vevői számla és számlahelyettesítő okmány összesen értéke pozitív előjelű még akkor is, ha szerepel rajta negatív előjelű tételsor. (pl. adott engedmény).
A módosító számlák összesen értéke pozitív vagy negatív előjelű lehet, a rajtuk szereplő tételek előjelének megfelelően.
A számla lezárása: egy számlát és annak tételeit addig lehet módosítani, ameddig a számlát ki nem nyomtattuk. A nyomtatás gomb hatására készül el printeren a számla. A kinyomtatást követően a számla már nem módosítható.
További kinyomtatás, vagy lekérdezés céljára a számla visszahívható minden korlátozás nélkül. A nyomtatás tényét, az elkészült példányszámot a számla fejébe visszaírjuk. A nyomtatás attól függően, hogy tintasugaras/lézer, vagy mátrixtűs printerrel készül a számla, a beállítható és beállítandó példányszám kezelésében különbözik:
- Tintasugaras/lézer printer esetében a példányszám szabadon emelhető,
- Mátrixtűs printer esetében csak egy eredeti példány nyomtatható
Számlakiegyenlítés rögzítése
A számlakiegyenlítéseket egy funkcióban rögzíthetjük, függetlenül attól, hogy bankból pénztárból, vagy pénzmozgás nélkül szeretnénk kiegyenlíteni. Először magát a tételt kell rögzíteni, majd ezt követően a képernyőn azonnal a párosítást elvégezni.
Egy kiegyenlítéshez minimum egy párosítás rekord tartozhat, s kell tartoznia. Ha egy pénztári, vagy banki tétellel szemben több számla áll (függetlenül attól, hogy vevői vagy szállítói), akkor az adott tétel láb rekordjait annyi részre bontjuk, ahány számlával szemben kiegyenlítésként figyelembe fogjuk venni.
Ha pénzmozgás nélkül akarunk számlákat egymással szemben kiegyenlíteni, (kompenzálás, vagy sztornó tételek technikai kiegyenlítése) akkor azokat két lépésben tehetjük meg, mert egyik tételben a terhelés, és másik tételben a jóváírást kell rögzíteni.
A fej aktív adatmezőinek a kitöltése után a tételsor rögzítésével azonos időben a megtörténik az összepontozás is. A párosítás egyenlegét a képernyő fejében lévő maradék mező mutatja.
Téves összepontozás esetében a hibás tételt a képernyőre fel kell hozni, és az összeget 0-ra át kell írni. Ebben az esetben a kipontozás ténye nem változik, csak az összeg lesz 0, ami értelemszerűen azt jelenti, hogy a számla teljes értéke ismételten, most már helyesen egy másik bank/pénztár tétellel összepontozható. A bank/pénztárral is másik számlát összepárosíthatok, hiszen a maradék összeg az eredeti értéket mutatja.
Kimutatások
- Visszaigényelendő ÁFA bevallás
A visszaigényelhető áfa analitikát készíthetjük el ezzel a rendszerrel. A programmal próba bevallást, bevallást, és ismételt listát készíthetünk képernyőre, vagy printerre.
Mindazok a bejövő számlák és helyesbítő számlák feldolgozásra kerülnek, amelyeknek a teljesítés dátuma az adott hónapra esik, vagy előző időszakra vonatkozik, de még nem szerepelt áfa analitikában.
- Befizetendő ÁFA bevallás
A befizetendő áfa analitikákat készíthetjük el: próba bevallást, bevallást, és ismételt listát készíthetünk képernyőre, vagy printerre.
Minden olyan kimenő számla, vagy számla-helyesbítő bizonylat feldolgozásra kerül, amelynek teljesítési időpontja az adott hónapra esik, vagy előző időszakot érint, de még áfa analitikában nem szerepelt.
- Kimenő/vevői számlák időszakos összesítője
A vevői számlák időszakos összesítője az adott dátumintervallumban készült számlákat tartalmazza. A lezáratlan, tehát nem nyomtatott kimenő számlák külön kerülnek felsorolásra, és csak a tombolázást segítik.
A listák képernyőre és nyomtatóra kérhetők, és bármikor a pillanatnyi állapotnak megfelelően nyomtatható.
- Bejövő/szállítói számlák időszakos összesítője
A szállítói számlák és helyesbítő bizonylatok időszakos összesítője az adott dátum intervallumban beérkezett számlákat tartalmazza.
- Vevői folyószámla (számlák pénzügyi teljesítésének) lekérdezés
A vevői számlák pénzügyi teljesítésére vonatkozó lekérdezések képernyőre és printerre kérhetőek.
Az indításkor megadhatjuk a vizsgálni kívánt időszakot és/vagy a partnerkód intervallumot. Mindkét esetben az üresen hagyott mező nyitott intervallumot jelent. Egy adott partner adatát azonos alsó és felső intervallum érték megadásával kérhetjük le.
A keresett számlák állapotát is megadhatjuk:
– késve teljesített: pénzügyileg rendezett, de a fizetési határidő lejárta után,
– teljesített: pénzügyileg teljesített számlák,
– nem teljesített: részben vagy egészben nem teljesített számlák,
– minden számla: az összes számla, ami a dátum és partner intervallum feltételnek megfelel.
A lista rendezettsége is választható: dátum, vagy partner szerint.
- Szállítói folyószámla lekérdezés
A szállítói/bejövő számlák pénzügy teljesítését kérdezhetjük le képernyőre, vagy nyomtatóra.
Az indításkor megadhatjuk a vizsgálni kívánt időszakot és/vagy a partnerkód intervallumot. Mindkét esetben az üresen hagyott mező nyitott intervallumot jelent. Egy partner adatát azonos alsó és felső intervallum érték megadásával kérhetjük le.
A keresett számlák állapotát és rendezettsége is választható, az előző pontban megadott analógia szerint.
- Biztonsági mentés
A biztonsági mentés elindításakor a teljes adatállomány összetömörítésre kerül, és dátumosan egy megadott eszközre kimásolja a program. A mentés időszakában senki sem használhatja a rendszert!
Éves archiválás és törlés
Az archiválás azt jelenti, hogy a teljes adatállomány kimásolásra kerül egy azonos felépítésű másik archív könyvtárba. Az aktív könyvtárban kitörlünk minden olyan számlát, valamint pénzügyi teljesítés rekordot, amely keletkezési éve nem a tárgyév és a megelőző év, és nem nyitott tétel.