Vajon mekkora szerepet játszik az ERP rendszer kiválasztásánál az ellenőrzési pontok sokasága? Megnézzük, hogy hogyan ellenőrizhető a rendszer megfelelő működése? A válasz a legtöbbször az, hogy nagyon kis szerepet, valamint nem. Kézben tartom a rendszert, vagy a rendszer tart a kezében.
Biztos mindenre figyelek az ERP választásnál?
Minden figyelem arra összpontosul, hogy az általánosan használt funkciók megfelelően működjenek. Legyen benne bizonylat készítés, termékeket lehessen kezelni, megrendelések, szállítólevelek és számla készüljön. Van vonalkód kezelés? Mekkora a betűméret és miért jobb oldalon jelenik meg a nyomtatás gomb. És még sorolhatnám a felmerülő kérdéseket. Nagyon fontos, fontos és elhanyagolható szempontok, amelyek az ERP megfelelőségét eldöntik.
Viszont egy fontos kérdés, az esetek 99%-ban ki szokott maradni: „Hol tudom ellenőrizni a folyamatokat?”. Nagyon nagy hangsúly van már az automatizálásokon, végre egyre több cégvezető belátja, hogy rengeteg időt spórol meg azzal, hogy egy adatot csak egyszer rögzít. Viszont ennek a rögzítésnek atombiztosnak kell lennie. Csak gondoljuk végig, hogy a NAV-os számla beküldésnél egy rosszul megadott adószám mekkora problémákat tud okozni.
Ha a rögzítés jó, akkor sokan már hátra is dőlnek, mert az automatizmusok majd mindent rendben elvégeznek, csak a végén kell megnézni, hogy az árbevétel hogyan alakul, a nyereségem rendben van-e. A könyvelőknél is olyan hangokat hallani, hogy csak szúrópróbaszerűen ellenőrzik az ÁFA bevallást, mert a rendszer úgyis jó csinálja. Na itt álljunk meg! Tényleg 100%-ban rá merjük magunkat bízni olyan rendszerekre, amelyeket emberek készítettek, 100+ paraméter beállítási lehetőséggel? Igen, rá lehet bízni magunkat, de csak akkor, ha megfelelő ellenőrzési pontok is ki vannak alakítva a vállalatirányítási rendszerben. Ha a folyamatok minden fontos lépése nyomon követhető és a hiba keletkezése és észrevétele között a legkevesebb idő telik el. Csak így lehetünk biztosak a rendszer helyes működésében.
Durva hibák
Nem olyan régi példa, hogy egy magyarországi cég felkért arra, hogy az üzleti intelligencia rendszerünk segítségével nézzük át a folyamataikat, mert valami nem stimmel. Jön az árbevétel, de a nyereség valahogy nem stimmel. Egy nevesebb ERP rendszer működött náluk, sajnos rosszul. Sok folyamat teljesen automatizálásra került, de hibásan működött, amire az ellenőrzési pontok hiánya miatt nem lehetett rájönni. Másik durva hiba, amikor automatikus bizonylatkészítési hibára hónapokkal később derül fény, ami miatt több 10.000 bizonylatot kell javítani.
Egy másik felkérésnél például, szintén az ellenőrizhetőség hiánya miatt nem tudtak rájönni arra, hogy az értékesítők hogyan trükköznek. Az üzleti intelligencia rendszerünkkel fel tudtuk deríteni a problémás ügyviteli folyamatot és rá tudtunk mutatni arra, hogy mit változtassanak meg.
Bízzál magadban – válassz jó ERP-t
Amennyiben még vásárlás fejlesztés – mindig csak saját folyamatokra szabad ERP-t alakíttatni – előtt állsz, akkor vedd fel az első helyek egyikére az ellenőrzési pontokat.
Ha már elkötelezted magad, nézd át a folyamatokat, megvannak az ERP rendszeredben ezek a pontok? Biztosan rábízhatod magad?
