A NEXT kötvál rendszer önkormányzatok, és költségvetési intézmények részére került kifejlesztésre.
Általános ismertetés
A könyvelésben rögzítésre kerülnek a költségvetési előirányzatok, és ezek pénzügyi teljesítései. E két pont között történik meg a különböző kötelezettségek vállalása a költségvetési előirányzatok terhére. A rendszerünk a költségvetésből már lekötött, vagy lekötés alatt lévő, illetve már teljesült kötelezettségekről szolgáltat naprakész nyilvántartást, a jogszabályban előírt adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez szükséges bontásban. (szakfeladat, költségvetési jelentés sora, iroda stb.).
A rendszer több modulból áll, ezek mindegyike viszonylag önálló feldolgozási egység, amelyek egymással kapcsolatban állnak, és egymáshoz való viszonyukban folyamatosan naprakészen, lekérdezhetően szolgáltatják a vezetői döntések előkészítéséhez, meghozatalához szükséges információkat.
1. A programmal rögzíteni lehet tetszőleges szervezeti bontásban a költségvetés előirányzatait (a szakfeladatok szerinti bontás, és a költségvetési jelentés sorának hozzárendelésével), a sorokban bekövetkezett változásokat, (átcsoportosítások plusz bevételek és kiadások stb.)
2. Rögzíteni lehet a szerződéseket, a hozzájuk kötött kötelezettségekkel együtt. (Szerződésnek tekintjük a szállítói szerződéseket, megrendeléseket stb., valamint mindazon megállapodást, amelynek az eredményeként fizetési kötelezettség keletkezik.)
A szerződések/kötelezettségek kezelésének a funkciójába tartoznak az egyes kötelezettségek vállalását megelőző keretvizsgálat lehetőségei is. A kötelezettségeket három kategóriában kezeljük, a becsült – amikor nem lehet előre megállapítani a szerződés pontos összegét, pl. közüzemi díjak – a normál amikor a pontos összeg megadható, és a keret, amikor egy megadott keretösszegen belül addig a limitig a felhasználás arányában teljesítik.
Az adatrögzítés manuális munkáját a visszatérő fizetési kötelezettségek automatikus generálása segíti.
3. Feldolgozásra kerülnek a pénzügyi teljesítések: a beérkezett szállítói számlák kiegyenlítése alapján, és az egyéb bizonylatok alapján foganatosított kifizetések. A pénztárban kifizetett kisebb vásárlásokhoz a rendszer automatikusan generálja meg a kifizetésből a kötelezettséget.
A pénzügyi teljesítések kezelésének fontos része a tényleges kifizetésekhez történő illesztés: átutalások nyomtatása, vagy a banki terminálhoz való illesztés. Ezek mindig speciális külön feladatot jelentenek, a felhasználó igénye, és a helyi adottságoknak megfelelően.
4. Külön kell megemlíteni a rendszer által szolgáltatott listákat és lekérdezési lehetőségeket, amelyeket két nagy csoportba oszthatunk,
a bizonylat jellegű kiíratások, amelyeken keresztül az érintett folyamatok dokumentáltságát támogatjuk, és
az adatbázisból készülő tablók, amelyek az érdemi munkához szükségesek. (pl.: előirányzatok és teljesülések az előirányzati főkönyvi szám szerint és a teljesülés főkönyvi számainak megfelelően a főkönyvhöz való egyeztetésre, a költségvetési beszámoló előkészítése a beszámoló sorainak megfelelően, illetve szakfeladatonkénti bontásban, a költségvetési előirányzatok, összevetve az egyes sorok terhére vállalt kötelezettségekkel, és a teljesülésekkel. Stb.)
A rendszer nem váltja ki a már működő könyvelési rendszereket, hanem azokat kiegészíti, a megfelelő egyeztetési lehetőségeken keresztül biztosítva az egységességet.
A rendszer keretein belül elkészíthetőek azok a jogszabály által előírt belső nyomtatványok/bizonylatok, amelyekkel az érintett ügyviteli folyamatok megfelelő dokumentáltságát támogatjuk. (pl.: szerződés kísérőlap az aláíráshoz, ellenjegyzéshez, számlakísérő az érvényesítésre, utalványozásra és az ellenjegyzésre, stb. a helyi igényekhez illesztve) A rendszer egyik célja, a megfelelő folyamatos áttekinthetőség biztosítása mellet, hogy azt a dokumentáltságot nyújtsa, amely az ISO minősítés elnyerésének egyik feltétele. Alkalmazásával a minősítés megszerzésének irányába indulnak el a felhasználók az érintett területen.
Költségvetési modul
A költségvetési előirányzat elfogadásakor (jóváhagyáskor) kerülnek rögzítésre a költségvetés sorai, és kerülnek bele az aktuális költségvetés állományába. (Irodánként konkrétan csak azok a sorok szerepelnek benne, amely sorokat az adott irodára vonatkozóan értelmeztek)
A költségvetés állományban tároljuk:
az elfogadott eredeti, kiinduló költségvetés adatait, és
a költségvetési év során az előirányzatokban bekövetkezett változásokkal folyamatosan módosított állapotát.
A költségvetési előirányzatok módosítása a költségvetési időszakban több okból, és több esetben lehet szükséges. A költségvetés előirányzatai, pl. direkt módon kerülnek megváltoztatásra: előirányzatok átcsoportosítása bizonyos, a költségvetés tervezésekor még nem látott célok megvalósítására, többletbevételek megjelenése stb.
A jóváhagyott, és folyamatosan módosított aktuális költségvetési előirányzatokkal vetik össze a szerződésekkel lefedett összegeket, és ez utóbbihoz kapcsolódóan kell a tényleges kifizetéseket nyilvántartani.
A költségvetés konkrét megvalósulásához rendelt előirányzati sorokat feladatnak nevezzük. A költségvetési sorok mindig az adott költségvetést készítő szervezetre jellemző egyedi feladatok. Egy feladatot egy szervezeti egységhez (irodához, tanszékhez stb.) egy szakfeladathoz, és a költségvetési jelentés egy sorához rendeljük hozzá, valamint megadjuk a főkönyvi számait is.
A hozzárendelés egyszer az év elején megtörténik, és a továbbiakban automatikusan kezeli a rendszer. Ami praktikusan azt jelenti, hogy az adott feladatra kell hivatkozni, és az maga után húzza a szervezeti egységet (keretgazdát) a szakfeladatot, a költségvetési jelentés sorát stb.
A költségvetés adatfeldolgozásában a naptári év és a költségvetési év szakaszolása egymástól eltér. A költségvetés elfogadása nem a tárgyév január elsejéhez kötődik, hanem egy későbbi időpontban, függetlenül attól, hogy a még elfogadás alatt lévő költségvetésre vonatkozóan a legelső naptól lehet és kell kötelezettséget vállalni, valamint teljesítéseket eszközölni. Minden feldolgozás, könyvelés stb. szorosan alkalmazkodik a naptári évhez, és valós idejű feldolgozást feltételez, míg a költségvetés ugyan szintén a naptári évre épít, de nem biztosítható az azonos idejű feldolgozás. Az adatfeldolgozás, a számítógépes rendszer oldja fel, az ebben az időbeli szakaszolásban fellelhető ellentmondást.
Biztonsági megfontolásokból a rendszerben rögzített változást sem átírással módosítani, sem kitörölni nem lehet. A hibák kijavítása ellentétes javító mozgással történik, ily módon ellenőrizhető a későbbiekben, hogy az adott költségvetés indítása óta valóban üzemeltetési hiba nélkül minden módosítás a költségvetési előirányzaton zártan, hiány nélkül átvezetésre került. Valamint ez a módszer biztosítja katasztrofális hiba esetén az adatbázis helyreállíthatóságát.
A költségvetési év lezárásakor meg kell állapítani, hogy mely maradvány összegeket kell átvinni, és mely kötelezettségek húzódnak át a következő évre. A maradvány összegek átvitele manuálisan történik meg a költségvetés direkt módosító programjával.
Egy költségvetési évet akkor tekinthetünk lezártnak, ha az esedékes fizetési kötelezettséget teljesítették, és a zárlati tételek is elkészültek.
Szerződések és kötelezettség vállalások modulja
A költségvetés keretein belüli gazdálkodáshoz szorosan hozzátartozik annak folyamatos figyelése, nyilvántartása, kezelése, hogy milyen mértékben történt meg a rendelkezésre álló előirányzatok terhére történő kötelezettségvállalás.
A rendszer terminológiájában különbséget teszünk a szerződés és a kötelezettség vállalás nyilvántartása között:
A költségvetési intézmény – önkormányzat – szerződéseket köt. A megkötött szerződésekhez tapadó fizetési kötelezettségek, amelyek adott költségvetési sor terhére vonatkoznak, képezik a kötelezettségeket.
A különböző típusú szerződéseket/kötelezettségeket a nyilvántartás szempontjából egységes platformon kell kezelni. Ilyen értelemben egységesen szerződésekről beszélünk a rendszer leírásában, és pl. a finanszírozási ütemtervet, valamint a pénzeszköz átadást is egy speciális szerződésnek tekintjük.
Az alapvető különbség a három forma között a pénzügyi teljesítés mikéntjében lesz a későbbi lépésben, hiszen a szerződéseket a benyújtott és igazolt számlák alapján egyenlítik ki pénzügyileg, míg az egyéb kifizetéseket más módon – nem számla alapján – bonyolítják.
A szerződések jogilag a költségvetési szervezet számára akkor válnak kötelezettséggé, ha a működési szabályzat szerinti eljárásban mindkét fél cégszerűen aláírta.
Tehát a megkötött szerződést (jóváhagyott finanszírozási ütemtervet, pénzeszköz átadási megállapodást, ill. egyéb bizonylat szerinti kötelezettséget), mint kötelezettséget ütemezve rendelik hozzá a költségvetéshez.
A szerződések előkészítése során a számítógépes nyilvántartásban már rögzítésre kerül(het) a szerződés, és a hozzá tapadó kötelezettség. Ezt az elsődlegesen rögzített kötelezettséget összevethetik a költségvetéssel egy előzetes szabadkeret-vizsgálat során. Ez az előzetesen lekötött összeg még nem jelent tényleges kötelezettséget, de már előre jelzi, hogy az adott összegre kötelezettség vállalható, vagy nem. Az előzetes fedezetlekötés célja az, hogy az adott szerződés tényleges kötelezettséggé válásának időpontjáig a szükséges összeget más szerződéshez ne rendelhessék hozzá.
Az előzetes fedezet vizsgálat azonban nem kötelező, de főleg a nagyobb, jelentősebb kötelezettségek előkészítésénél fontos, mert lehet olyan eset, hogy az adott cél megvalósításához a költségvetési előirányzat átcsoportosítására van szükség. Ha egy szerződést aláírtak, és ennek ténye a rendszerben rögzítésre került, az előzetes fedezetvizsgálattól, illetve annak negatív eredményétől függetlenül kötelezettséggé válik, és az aláíró felelőssége a szükséges fedezet előteremtése.
Erre azért van szükség, mert évente ismétlődő speciális helyzet, amikor az év elején a szerződések megkötésekor (kötelezettség vállalásakor) még nem áll rendelkezésre az adott évre vonatkozó elfogadott költségvetés, tehát a költségvetés elfogadását megelőzően kell kötelezettséget vállalni.
A szerződések nyilvántartásában teljes-körűen, minden típusú megállapodás rögzítésére van lehetőség. Pl.: vannak olyan szerződések, megállapodások, amelyek nem jelentenek pénzügyi kötelezettséget. Ezek a szerződések speciális esetei, amelyek a szerződések nyilvántartásába felvételre kerülnek, onnan lekérdezhetőek, visszakereshetőek, de egyéb, a szerződésekkel kapcsolatos eljárásokban nem vesznek részt.
Előzetes fedezet vizsgálat
A rendszerben működő három modul egymástól függetlenül is működhet, mint önálló kötelezettség nyilvántartás, önálló pénzügyi modul, vagy önálló költségvetési modul. A rendszer igazi előnyét a három, közös adatbázisba dolgozó, de relatív független modul naprakész adatainak összehasonlíthatósága nyújtja.
A kötelezettségvállalás elfogadásának általános algoritmusa:
a már elfogadott kötelezettségek + az előzetesen lekötött összegek + az adott szerződés kötelezettsége kisebb egyenlő a költségvetés adott sorában tárolt aktuális összeggel.
Ez a vizsgálat mindig egy adott pillanatra vonatkozik, az éppen aktuális állapotra ! ! ! !
A fedezetvizsgálat során az adott feladatra elkülönített előirányzat aktuális értékét összevetjük a szerződés és kötelezettség nyilvántartásban az adott pillanatban rögzített állománnyal. Szükség esetén a szabad keret külön (önállóan) is lekérdezhető, konkrét kötelezettségvállalás nélkül.
Amikor egy szerződés teljesíthetőségét vizsgálja a rendszer, akkor csak arra az évre vizsgálhatja, amely évre elfogadott költségvetés rendelkezésre áll. (az új költségvetési év megnyitásakor generálja meg a rendszer a még nyitott szerződések további kötelezettség rekordjait, a következő évre)
Finanszírozási ütemterv, és megállapodás szerinti pénzeszköz átadás kezelése: a finanszírozási ütemterv, illetve a pénzeszköz átadására vonatkozó megállapodás teljesen úgy kezelendő, mint egy szabályos szerződés, előzetes jóváhagyási eljárással, és minden fizetési kötelezettséget külön rekordba darabonként fel kell vinni. (szerződés típusa minősíti a szerződéseket)
Számlák és pénzügyi teljesítések modulja
Fizetési kötelezettségeket teljesíteni külső szállítóktól beérkezett számlák alapján, vagy egyéb, valamely belső társ szervezeti egység indítása alapján lehet. E két formát – közös vonásai ellenére külön kell kezelni, az ügyviteli, bizonylatolási rend különbözősége okán. (a szerződések típusai is meghatározzák a rendszerben a pénzügyi teljesítés fajtáit, ez ügyvitelileg is elkülönülő folyamatokat jelent.)
Kifizetéseket teljesíteni csak korábban vállalt kötelezettségek terhére lehet. Ezért a számlák beérkezésekor első lépésként a számlákat párosítani, ütköztetni kell a vállalt kötelezettségekkel.
A pénzügyi teljesítések kezelése a rendszernek legkényesebb pontja abból a szempontból, hogy számítógépes pénzügyi nyilvántartással általában ma már minden szervezet rendelkezik, és ugyanazokból az adatokból dolgozik a pénzügyi nyilvántartás, mint amely adatokat nagyon hasonló módon a kötelezettség nyilvántartás is fogad.
Ezért ezen a ponton több lehetőség között lehet választani:
A rendszer saját maga is rendelkezik olyan rögzítő programokkal, amelyekkel a számlák és a pénzügyi teljesítések adatait kezelni lehet, tehát önmagában is komplett módon működtethető. Ez esetenként egy részbeni párhuzamos feldolgozást jelent, azzal az előnnyel, hogy egyben egy egyeztetési pontja is a könyvelésnek.
Jogos igény a felhasználó oldaláról, hogy a működtetés a lehető legkevesebb többletmunkát okozza. Ezért ennek elérésére a pénzügyi nyilvántartásban rögzített adatok kerülnek átvételre, és kiegészítés – honosítás – után bedolgozásra. Ez általában egyedi illesztést jelent.
Szállítói számlák teljesítésének menete:
A beérkezett szállítói számlákat az iktatást követően azonnal a kötelezettség vállalás nyilvántartásra továbbítják. Itt megtörténik a számláknak a szerződésekkel való párosítása, a nyilvántartásba való elsődleges rögzítése.
Ezen a ponton kell eldönteni, hogy ha egy számla nem fedi a kötelezettséget, akkor a számlát kell-e visszautasítani, vagy a kötelezettséget kell módosítani. Pl.: az adott feladatra csak egy becsült összeget lehetett beállítani, és a munkavégzés során kerül meghatározásra a ténylegesen elvégzett teljesítmény ismeretében a végleges fizetendő érték.
A számlák befogadásának további lépése a munka szakmai igazolása, majd a kifizethetőség engedélyezési eljárása.
Ezt követi maga a kifizetés teljesítése, különböző fizetés módokon keresztül. Az átutalások használata a leggyakoribb, de jelentős általában a készpénzforgalom is. A NEXT Software Kft. ettől a rendszertől függetlenül, de azzal összeköthetően rendelkezik pénztári rendszerrel, amely a pénztári be és kifizetéseket kezeli, szabályos pénztárjelentést készít.
A kifizetések teljesítését követően tekinthető teljesítettnek az adott számla, és a kifizetés megtörténte visszakerül a kötelezettség nyilvántartási rendszerbe.
A napi gyakorlatban vannak szóbeli megrendelések is, amely esetben a szóbeli megrendelés alapján a megrendelést a szállító teljesítette, már a számla is beérkezett, és utólag készül hozzá megrendelő – „azonnali kötelezettségvállalás”- természetesen ilyenkor nincs előzetes fedezetvizsgálat. Ez szinte mindennapos gyakorlat a kisebb és gyakori megrendelések esetében, amikor értelmetlen egy túldimenzionált adminisztrációt végrehajtani. (Pl.: bevásárolnak a napi reprezentáció céljára)
A rendszer ezeket a kifizetéseket úgy kezeli le, hogy a számlából visszafelé generálja meg automatikusan a kötelezettség vállalást egy általános szerződésre vonatkozóan. Természetesen ebben az esetben a számla rögzítésekor kell megadni azokat az adatokat, amelyek az adott tételnek az előirányzatokhoz rendeléséhez szükségesek.
Abban az esetben, ha egy kötelezettségvállalás minősítésében becsült összeg szerepel, akkor az arra a sorra beérkező számla összege módosítja az adott kötelezettség sor összegét is. Ilyen pl. a közüzemi díjak, vagy olyan feladatok, amelyeknek a pontos mennyisége, felhasználásra kerülő anyagmennyisége nem meghatározható.
Nem számlával teljesített kifizetések
A nem szállítói szerződésekre a pénzügyi teljesítés alapja nem a számla, hanem valamely belső szervezeti egység által indított fizetési utasítás. Ez közvetlenül kerül a pénzügyi bonyolítást végző szervezeti egységhez, illetve a kötelezettség nyilvántartást végző szervezeti egységhez.
Az előzőekből reményeink szerint kitűnik, hogy a rendelkezésre álló adatbázisból több, a napi gyakorlatban jól használható listát és/vagy lekérdezéseket lehet kérni. Ilyen, pl.: a kötelezettségekből a várható kifizetések, és bevételek kimutatása, amivel a pénzforgalom prognosztizálása támogatható. Lehet különböző statisztikákat készíteni a szállítókról, azok forgalmáról, az esetleges elmaradásokról, a kifizetésekről, tartozásokról, stb.
Jogosultságok
A rendszerben a jogosulatlan hozzáférések kivédésének több szintje van és ezek kombinációjával kívánjuk a védelmet biztosítani.
Az egyes menüpontok védelme jelszóval: – csak a jelszó ismeretében lehetséges az adott program elindítása.
Személyi jogosultságok biztosítása : – az előző jelszórendszertől teljesen függetlenül – meg lehet adni, mely menüpontot (programot) kik indíthatnak el, és ehhez az elindításhoz az adott felhasználó által módosítható egyedi jelszó tartozik.
Nagyobb szervezeteknél megadott felhasználók csak a saját adataikat láthatják a teljes adatbázisból: bizonyos funkciókat csak meghatározott szervezeti egységek nyithatnak meg, és ha jogosultak a megnyitásukra, akkor is csak a saját adatbázis szeletüket láthatják.
A jogosultságokat tartalmazó állományokat kódolt formában tárolja a rendszer, így védve a számítástechnikai eszközökkel való direkt hozzáférésektől.
Rendszerkapcsolatok
Számlázás
A rendszerhez kapcsolható egy számlázási modul, amely számlázási modulban az önkormányzat által kiállításra kerülő számlák elkészítésére van mód.
A számlák elkészítését követően egy összesítő lista készül, és lehetőséget biztosítunk a számláknak a könyvelés részére történő átadásra is. Ezek általában egyedi illesztést igényelnek.
Pénztár
A pénztár modulban szintén a kötelezettségvállaláshoz kapcsolhatóan:
a bevételi és kiadási pénztári bizonylatok elkészítésére,
a napi pénztári összesítő nyomtatására, illetve
havonkénti jogcímenkénti összesítő készítésére van lehetőség.
Könyvelés
Mint ahogy már korábban is említettük, a rendszer kidolgozása során a redundanciák kiszűrésére törekedtünk. Ezért azon túlmenően, hogy megteremtettük a lehetőségét minden szükséges adat rögzítésének a rendszer keretein belül, a valós törekvés az egyszer már valahol rögzített adatok közös használata.
Ennek a célnak az elérése abba a nehézségbe ütközik, hogy a különböző szervezetek különböző rendszerekkel dolgoznak.
Az adat átvétel-átadás technikai feltételei adottak, ezért a közös kódszámrendszerek használatával fokozatosan több könyvelési rendszerhez folyamatosan építjük ki a kapcsolódási lehetőségeket.
Minimális konfiguráció
A rendszer Windows-os kezelői felületen, önálló gépeken, vagy hálózaton működtethető. A rendszer futtatásához szükséges minimális konfigurációra vonatkozóan azt mondhatjuk, hogy elegendő egy egyéb Windows-os, Excell-es feladatokra használt PC-s környezet.
A NEXT Software Kft. mint a rendszer fejlesztője a kidolgozott programrendszer futtatható formájú változatát telepíti a felhasználóknál. A rendszer a megfelelő drivereken keresztül egyéb, az önkormányzatoknál előforduló adatbázisokkal is, képes együttműködni.
Minimális konfiguráció:
Operációs rendszer: Windows 98 SE,
Windows NT 4.0 (with Service Pack 6a) vagy
Windows 2000 (with Service Pack 1).
Processor: Intel Pentium alapú PC, vagy magasabb
RAM: Windows 98 SE, – 32 Megabyte
Windows NT/2000 – 64 Megabyte
HDD: 180 Megabyte, (hosszú file nevek használhatóságával)
CD-ROM Drive
Display: SVGA 800 X 600, vagy magasabb
Egér, vagy más Windows compatibilis Pointing Device
Támogatott környezetek: szóló gépen, vagy Microsoft Windows 98 SE, Microsoft Windows NT. Version 4.0 (SP 6a-val) és Microsoft Windows 2000 (SP 1-gyel), illetve a Novell Netware 5.x hálózatokon
Együttműködés, munkamódszerünk
A NEXT Software Kft.-nek, mint a rendszer fejlesztőjének a birtokunkban van minden olyan eszköz és jog (szerzői jog), amely szükséges esetleges későbbi módosítások, átalakítások, testre-szabások, illesztések stb. végrehajtásához. Ezért abban a helyzetben vagyunk, hogy a programcsomaghoz kapcsolódóan a rendszer felhasználói részére – igény szerint – kiegészítő szolgáltatásokat is tudunk kínálni:
A rendszer további betanítását, ha az alapoktatás nem volt elegendő,
Igény és szükség szerint a helyi adottságokhoz való illesztés elvégzését , speciális szükségletek beépítését, adaptálást is vállalunk,
A rendszerhez kapcsolódó ügyviteli folyamatokra vonatkozó tanácsadás végzése,
Rendszerfelügyeletet, hot-line szerviz formájában,
Rendszer követését, amelyet a rendeletek, a működési környezet változása tesz szükségessé.
Ezekre a szolgáltatásokra a programot megvásároló szervezet nagysága, felkészültsége, gyakorlata stb. miatt különböző mértékben van szükség, ezért ezeket a szolgáltatásokat nem tartalmazza az alapsoftware, külön megrendelés alapján vehetik a rendszer felhasználói igénybe.