2020.július 1. a bűvös dátum. Talán már mindenki kívülről fújja, NAV 2.0. Mit hozott és milyen lehetőségeket rejt magában a könyvelési rendszerek esetében ez a módosítás? Bonyolultabb lett, vagy egyszerűsödik a cégek élete, a könyvelés? Tapasztalatainkat osztjuk meg.
NAV 2.0
Sok cég traumaként élte meg a módosításokat, újabb bonyolult fejlesztés, megint teljesíteni kell valamit, amit nem akarnánk. És a rémhírek miatti aggodalom, hogy a NAV mindent látni fog. De nézzük a jó oldalát. 2020.07.01-től a számlák elég nagy része feltöltésre kerül – a magánszemélyeknek és EU-s illetve EU-n kívüli számlákat leszámítva – a NAV online számla rendszerébe. Innen lehetőségünk van a saját cégünk számára kiállított számlákról azonnal információhoz jutni.
A kapcsolat nem egyoldalú, nem csak az általunk kiállított számlákat kell elküldeni, hanem lehetőség nyílik a pénzügyi nyilvántartásunk, a könyvelésünk rendszerünk automatizmusát növelni. A megfelelő lekérdezési protokollok beépítésével, gyorsan és egyszerűen emelhetjük be a cégünk számára kiállított számlákat. A könyvelők rögzítési feladata ezáltal csökken, a hibázási lehetőségeket minimalizálni lehet, valamint naprakészebb cash-flow kimutatás készülhet. Amennyiben külső könyvelő végzi a cég könyvelését érdemes pénzügyi rendszert alkalmazni, amelyben ez szintén elérhetővé tehető.
NEXT főkönyv – könyvelési rendszerünk
A NEXT erp részeként és külön szoftverként is értékesítjük NEXT főkönyv és NEXT pénzügy moduljainkat. Két cél lebegett a szemünk előtt:
- olyan új ellenőrzési rendszer kiépítése, megvalósítása, amivel biztosítható a NAV adataival való egyezőség, és feltárhatók idejekorán az esetleges egyezőtlenségek.
- másik ezzel egyenrangú célunk a manuális munka csökkentése volt.
A tapasztalatok nagyon pozitívak. Egyik partnerünknél 100+ céget könyvelnek a könyvelési rendszerünkben és nagyban megkönnyíti a munkájukat, hogy a számlákat lekérdezhetik. A rögzítés gyakorlatilag ellenőrzéssé vált és már csak a tényleges könyvelői tudást igénylő munkára tudnak koncentrálni. Nagy segítség, hogy a NAV megköveteli az ÁFA bontás felküldését, ennek hiba lehetősége is minimálisra csökkent, automatikusan átvesszük.
De mi van akkor, amikor az árbevétel oldalt meg kell osztani?
A számlaküldés esetén elég bő adatstruktúrát határozott meg a NAV, de az adatmezők kitöltése egy minimumon túl nem kötelező. Ezért minden cég esetében az átvétel üzembe állítását megelőzően meg kellett vizsgálni a számlázó programtól érkező adatállomány feltöltési módját, és a könyvelés elvárásait. Előfordulnak különbözőségek: ennek tipikus esete, amikor az ugyanazon a számlán szereplő termék értékesítés, és a szolgáltatás értékesítés tételeikből kellene azonnal és automatikusan megbontva könyvelni, és ez nem bányászható ki a NAV – os adatállományból.
Ilyenkor megoldás lehet az, hogy a számlázó rendszerből kinyerhető feladás alapján időszakonként egy átvezetéssel tegyék helyre/bontsák meg a könyvelésben a kívánt mélységben az eredetileg összevontan könyvelt tétel(eke)t.
A példa is mutatja, hogy cégenként külön kell meghatározni, vizsgálni, az adatátvétel gyakorlati lehetőségeit. Ezekhez az adatátvételi lehetőségekhez kell illeszteni az automatikus könyvelést vezérlő kontírozási paraméterek beállítását.
Ezt a feladatot a könyvelőknek el kell végezni, hogy saját maguk biztosak legyenek abban, hogy amit könyvelnek, az úgy helyes, és szabályos minden részletre kiterjedően, továbbá a megbízó igényeinek is meg tudnak felelni.
Egy könyvelő iroda vonatkozásában, ahol számos céget könyvelnek, ez nem hagyható el, ez a kötelező körültekintés és szakmaiság része.
A 2.részben a bejövő számlák honosításával, illetve az első bevallások, és M-es lapok elkészítésével kapcsolatos tapasztalatainkat fogjuk megosztani.